Le lundi sans clients !

Avant de rentrer dans le vif du sujet, un petit retour en arrière…

Je travaille à plein temps en tant que webmaster freelance depuis octobre 2012. Et quand je me suis lancée, je n’avais pas d’organisation précise. Surtout qu’au début, je ne démarrais pas avec 10 clients d’un coup.

Petit à petit, avec l’afflux des demandes, les devis à créer, les emails, ça devenait parfois un peu long. Mais c’était encore tout à fait gérable.

Et puis début 2015, tout a changé.

Alors que je fonctionnais en grande partie grâce au bouche à oreilles, j’ai décidé de réveiller mon blog, mes réseaux sociaux, j’ai créé une newsletter…

Et là tout s’est enchaîné rapidement… TROP rapidement.

Les nouveaux clients, les anciens clients, l’écriture d’articles, la promotion, les « nouveaux » entretiens… je ne savais plus trop où donner de la tête.

Mes articles de blog étaient écrits le dimanche pour le lendemain, voire directement le jour-même.

Les emails clients n’arrêtaient pas de pleuvoir et je n’arrivais plus à souffler, je travaillais tout le temps en flux tendu, j’étais stressée.

Et à un moment ça a fait « tilt » !

Je ne sais pas quel a été le déclic, mais j’ai dis STOP !

Il fallait revoir mon organisation, la moderniser (voir même la créer).

Alors j’ai mis en place…

Le lundi sans clients

Même si je suis freelance depuis plus de trois ans, le lundi reste mon début de semaine. Le weekend est en grande partie consacré aux activités familiales et au repos.

Du coup, le lundi étant la reprise, j’ai décidé que ça ne serait plus une journée où j’allais courir partout. D’un client à mon article, de l’envoi de la newsletter à la mise en place d’un site web.

Non, le lundi est un temps pour MON activité, pour la faire grandir, y faire un peu de ménage.

Donc sauf urgence, ou tâches qui peuvent être effectuées en moins de 5 minutes, je ne travaille pas pour mes clients ce jour-là.

Je ne prend pas non plus de rendez-vous. Aucun. Pas d’entretiens, pas de point client, rien.

Ce que je fais de mon lundi

Ce jour-là je m’occupe pas mal de mon site web.

Je publie l’article de la semaine. Ce dernier a été pré-écrit le lundi d’avant (au mieux) ou bien un jour de la semaine. Je m’occupe également de publier la newsletter et de planifier ma semaine sur les réseaux sociaux.

Pour cela je me facilite la tâche en utilisant le planificateur de Facebook et HootSuite pour les posts sur Twitter.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les outils que j’utilise pour gagner plusieurs heures par jour,  découvrez le guide que j’ai créé ici.

Il est probable également que ça soit ce jour-là (et le mardi) que vous me retrouviez le plus dans les groupes et communautés.

Une fois ceci fait, je m’attaque à des choses plus intéressantes. Je travaille sur mon dernier projet en cours (par exemple j’ai lancé récemment mon site web pour les webmasters).

J’en profite pour communiquer avec mes prestataires pour commander des articles. Je prend le temps de regarder mes autres « petits » projets pour voir ce qui peut être amélioré.

Je fais aussi le point sur les données d’Analytics, pour déterminer si je dois mettre en place quelque chose.

C’est également le bon jour pour moi pour lancer une publicité sur Facebook pour booster les inscrits à  ma newsletter ou bien engranger quelques likes bien ciblés.

Pousser le concept plus loin

Le lundi sans clients c’est vraiment efficace, j’ai bien l’impression d’avoir gagné du temps pour mes projets grâce à ce (petit) changement. Néanmoins je me demande maintenant ce que je peux ajuster/modifier d’autre pour être encore plus organisée.

Dans l’idée voici ce que j’aimerais pouvoir créer, pour le moment de façon hebdomadaire :

• Deux journées sans clients
  Car mes projets et le développement de mon activité me tient à coeur

• Deux journées full clients
  Car j’estime que pour bien servir mes clients, il faut que je puisse me concentrer sur eux.

• Deux journées « off« 
  Consacrées à mes loisirs et aux activités familiales. De mon côté c’est pour le moment le dimanche et « par-ci, par-là » sur le reste de la semaine.

• Une journée planification, organisation, administratif, réseaux sociaux…
  Une partie de mon lundi y est déjà consacré car je fais tout en lot.

Cette répartition s’inspire en partie du livre « Le Succès selon Jack » de  Jack Canfield. Il y mentionne 3 types de journées, les « journées de grande productivité », celles « de préparation » et enfin les « journées de repos et de loisirs ».

Plusieurs obstacles me freinent pour le moment dans ce type d’organisation.

L’un des plus gros étant le fait que j’ai du mal à me concentrer longuement sur des tâches productives sans faire de pauses « loisirs ».

Mon problème étant que j’ai tendance à prendre autant de temps de pause que de travail (merci les parties de jeux vidéos qu’on a du mal à lâcher !).

Egalement il faudrait pouvoir gérer les demandes clients de façon souple pour que personne ne se sente lésés.

Imaginons par exemple que je ne travaille pour eux que les mardis et vendredis. Il faudra donc que je puisse rassurer les clients sur les avancées des travaux sans qu’ils ne paniquent.

Et croyez-moi, certains clients peuvent envoyer 5 mails par jour, juste avec leurs demandes ! Il faut tout le temps les accompagner dans leur communication pour ne pas se retrouver avec quinze emails à traiter.

Passer à une journée client par semaine (en développant des activités annexes) est un de mes buts à moyen terme.

Voici donc comment j’ai réussi à me dégager plus de temps pour travailler sur mes projets. Cela m’a permis de me mettre plus sérieusement à l’organisation de mes journées et semaines.

Mais comme rien n’est jamais immuable, je continue à tester de nouvelles méthodes d’organisation pour améliorer mon efficacité.

Vous sentez-vous prêt à passer à un lundi sans clients ?

Mais peut-être avez-vous déjà une semaine bien organisée avec des journées avec et sans clients ? Ou bien au contraire, vous faites les choses au fil de l’eau et vous vous sentez débordés ?

Dans tous les cas, partagez vos astuces et conseils pour mieux gérer votre activité.

Car pour être plus libre dans ce que nous réalisons et faire des choix conscients dans nos tâches, il faut d’abord prendre le temps de planifier nos projets.